Als Administrator haben Sie im Admin-Center die Möglichkeit, im Bereich Sicherheit globale Einstellungen für Ihren Mandanten vorzunehmen. Dies umfasst zum Beispiel das Erzwingen der Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer:innen oder das Hinterlegen eines alternativen CAPTCHA-Anbieters.
Als Administrator:in haben Sie die Möglichkeit, die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer:innen Ihrer Organisation verpflichtend zu machen. Damit erhöhen Sie die Sicherheit aller Konten deutlich, da bei jedem Login zusätzlich zum Passwort ein einmaliger Code aus einer Authenticator-App benötigt wird. So wird der Zugriff durch unbefugte Dritte deutlich erschwert – selbst wenn Passwörter in falsche Hände geraten.
Als Administrator:in können Sie im Admin-Center überprüfen, ob einzelne Nutzer:innen die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bereits eingerichtet haben. So behalten Sie jederzeit den Überblick über die Sicherheit Ihrer Organisation.
Mit dem Formularelement Captcha versehen Sie Ihre Formulare mit einem Spam-Schutz. Wenn Sie das Captcha-Element in Ihr Formular einfügen, wird automatisch JCaptcha aktiviert. Sie müssen dafür keine weiteren Einstellungen vornehmen oder zusätzliche Registrierungen durchführen. Diese Option ist sofort einsatzbereit und bietet einen grundlegenden Schutz für Ihre Formulare.
Im Bereich Automatisierungen können Sie für das aktuell geöffnete Formular festlegen, ob Einsendungen automatisch nach einem festgelegte Datum gelöscht oder anonymisiert werden. In der Übersicht sehen Sie alle konfigurierten Automatisierungen auf einen Blick: den Typ, den Zeitraum, nach dem Einsendungen bearbeitet werden, den Status, das Erstellungsdatum sowie eventuell hinterlegte Kommentare. Für jede Automatisierung können Sie im Aktionen-Menü entscheiden, ob Sie sie aktivieren, deaktivieren, sofort ausführen, die Historie einsehen oder löschen möchten. Erfahren Sie in den Artikeln Einsendungen einzelner Formulare automatisch löschen und Daten einzelner Formulare automatisch anonymisieren, wie Sie Automatisierungen gezielt anlegen und effizient nutzen können. Automatisierungen die für alle Formulare gelten, legen Sie im Admin-Center unter Datenschutz an. Mehr dazu finden Sie im Artikel Automatisches Löschen und Anonymisieren von Formulardaten.
Verwalten Sie das automatische Löschen und Anonymisieren Ihrer Formulardaten. Legen Sie fest, nach welchem Zeitraum Einsendungen gelöscht oder personenbezogene Daten anonymisiert werden sollen. Bei der Anonymisierung werden die entsprechenden Formularelemente automatisch geleert oder durch Platzhalter ersetzt. So behalten Sie den Überblick, reduzieren manuellen Aufwand und stellen sicher, dass Ihre Organisation die Anforderungen der DSGVO und anderer Datenschutzrichtlinien erfüllt. Im Bereich Datenschutz des Admin-Centers legen Sie zentral für alle Einsendungen aller Formulare fest, wie die Datenschutzeinstellungen angewendet werden. Für einzelne Formulare, die spezielle Anforderungen haben, können Sie zusätzlich formularspezifische Einstellungen definieren. Welche Formularelemente personenbezogene Daten enthalten, wird bei den Einsendungen der jeweiligen Formulare festgelegt. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Formularelemente als personenbezogene Elemente markieren.
Damit personenbezogene Daten in den Einsendungen anonymisiert werden, müssen die entsprechenden Formularelemente als personenbezogen markiert werden. Nur für markierte Elemente wird eine Anonymisierung ausgeführt – alle anderen Daten bleiben unverändert. Auch Formularelemente aus älteren veröffentlichten Formularversionen werden beim Markieren angezeigt. Werden diese als personenbezogen markiert, werden die entsprechenden Daten ebenfalls anonymisiert.
Verwalten Sie personenbezogene Daten einzelner Formulare gezielt und datenschutzkonform, indem Sie festlegen, wann sie automatisch anonymisiert werden sollen. Bei der Ausführung werden die als personenbezogen markierten Formularelemente entweder geleert oder durch Platzhalter ersetzt, während der übrige Inhalt der Einsendung unverändert bleibt. So stellen Sie sicher, dass persönliche Informationen nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist, und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Einsendungen. Im Gegensatz zu den Datenschutzeinstellungen, die alle Einsendungen betreffen, können Sie hier formularspezifische Regeln definieren. Sie eignen sich, wenn bestimmte Formulare abweichende Aufbewahrungsfristen oder besondere Datenschutzanforderungen haben. Wie Sie Einsendungen einzelner Formulare vollständig löschen können, lesen Sie im Artikel Einsendungen einzelner Formulare automatisch löschen.
Verwalten Sie Einsendungen einzelner Formulare gezielt und datenschutzkonform, indem Sie festlegen, wann sie gelöscht werden sollen. So behalten Sie die Kontrolle über gespeicherte Daten und stellen sicher, dass diese nur so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist. Im Gegensatz zu den Datenschutzeinstellungen, die alle Einsendungen betreffen, können Sie hier formularspezifische Regeln definieren. Sie eignen sich, wenn bestimmte Formulare abweichende Aufbewahrungsfristen benötigen. Wie Sie personenbezogene Daten einzelner Formulare anonymisieren können, lesen Sie im Artikel Daten einzelner Formulare automatisch anonymisieren.
