Automatisches Löschen und Anonymisieren von Formulardaten

Überlegen Sie, nach welchem Zeitraum Einsendungen gelöscht werden sollen. Das hilft, Datenmengen übersichtlich zu halten und unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

1. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilsymbol.
2. Wählen Sie Admin-Center aus.
3. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.
4. Scrollen Sie rechts zum Abschnitt Datenschutz → Einsendungen automatisch löschen und schieben Sie den Schalter nach rechts.
5. Legen Sie den Zeitraum fest, nach dem Einsendungen gelöscht werden sollen.

Sie haben eine automatische Löschung angelegt. Alle Einsendungen werden nach dem festgelegten Zeitraum gelöscht.

Wenn Sie den Löschauftrag vorübergehend aussetzen möchten, schieben Sie den Regler bei 'Einsendungen automatisch löschen' nach links. Ihre Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Damit personenbezogene Daten in den Einsendungen anonymisiert werden, also automatisch geleert oder durch Platzhalter ersetzt, müssen die entsprechenden Formularelemente zuvor als personenbezogen markiert werden (z. B. 'Nachname', 'E-Mail-Adresse'). Hier legen Sie nur den Zeitpunkt fest, wann diese Daten anonymisiert werden.

Lesen Sie im Artikel Formularelemente als personenbezogene Elemente markieren wie Sie festlegen, welche Daten im Formular anonymisiert werden.

1. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilsymbol.
2. Wählen Sie Admin-Center aus.
3. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.
4. Scrollen Sie rechts zum Abschnitt Datenschutz → Personenbezogene Daten anonymisieren und schieben Sie den Schalter nach rechts.
5. Legen Sie fest, nach welchem Zeitraum die Daten in den als personenbezogen gekennzeichneten Formularelementen anonymisiert werden.

Sie haben eine automatische Anonymisierung angelegt. Formularelemente, die als personenbezogene Daten markiert sind, werden nach dem festgelegten Zeitraum anonymisiert.

Wenn Sie die Anonymisierung vorübergehend aussetzen möchten, schieben Sie den Regler bei 'Personenbezogene Daten anonymisieren' nach links. Ihre Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Über den Button Historie können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Lösch- oder Anonymisierungsvorgänge für welches Formular durchgeführt wurden. Dort sehen Sie z. B., wie viele Einsendungen bei einer Lösch- oder Anonymisierungsaktion betroffen waren. So behalten Sie den Überblick über alle vorgenommenen Aktionen.

Wie verhält es sich, wenn sowohl hier definierte Einstellungen als auch formularspezifische Automatisierungen gleichzeitig aktiv sind?
Die hier definierten Datenschutzeinstellungen als auch die formularspezifischen Automatisierung gelten gleichzeitig. Gelöscht oder anonymisiert wird immer nach dem kürzeren Zeitraum.

1. Beispiel 1: Die hier definierten Datenschutzeinstellungen löschen Einsendungen nach 1 Jahr, die formularspezifische Automatisierung nach 6 Monaten → Die Einsendungen werden nach 6 Monaten gelöscht.
2. Beispiel 2: Die hier definierten Datenschutzeinstellungen löschen Einsendungen nach 1 Monat, die formularspezifische Automatisierung nach 1 Jahr → Die Einsendungen werden nach 1 Monat gelöscht. Die formularspezifische Automatisierung hat keine sichtbare Wirkung, da die Daten bereits gelöscht wurden.

Was bedeutet 'Anonymisieren' konkret?

1. Bei der Anonymisierung werden personenbezogene Daten in den markierten Formularfeldern entweder durch Platzhalter ersetzt oder die Felder bleiben leer. Die ursprünglichen Daten werden dabei unwiderruflich entfernt.

Kann ich anonymisierte Daten wiederherstellen?

1. Nein. Sobald personenbezogene Daten anonymisiert wurden, ist dies endgültig.

Was passiert, wenn ich keine Lösch- und Anonymisierungsaufträge einrichte?

1. Einsendungen bleiben unverändert erhalten. Es erfolgt keine automatische Löschung oder Anonymisierung.