Verwalten Sie personenbezogene Daten einzelner Formulare gezielt und datenschutzkonform, indem Sie festlegen, wann sie automatisch anonymisiert werden sollen.
Bei der Ausführung werden die als personenbezogen markierten Formularelemente entweder geleert oder durch Platzhalter ersetzt, während der übrige Inhalt der Einsendung unverändert bleibt.
So stellen Sie sicher, dass persönliche Informationen nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist, und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Einsendungen.
Im Gegensatz zu den Datenschutzeinstellungen, die alle Einsendungen betreffen, können Sie hier formularspezifische Regeln definieren. Sie eignen sich, wenn bestimmte Formulare abweichende Aufbewahrungsfristen oder besondere Datenschutzanforderungen haben.
Automatisches Anonymisieren für einzelne Formulare einrichten
Öffnen Sie das gewünschte Formular.
Gehen Sie in den Bereich Einsendungen → Automatisierungen.
Klicken Sie oben rechts auf Neue Automatisierung.
Wählen Sie Personenbezogene Daten anonymisieren.
Legen Sie im sich öffnenden Fenster den Zeitraum fest, nach dem die Daten anonymisiert werden sollen.
Optional: Hinterlassen Sie einen Kommentar zur Automatisierung.
Möchten Sie die Automatisierung nur anlegen, dann klicken Sie auf Automatisierung erstellen. Wenn Sie sie direkt aktivieren möchten, dann klicken Sie auf Erstellen und aktivieren.
Sie haben eine Automatisierung angelegt. Alle als personenbezogen markierten Formularelemente werden nach dem festgelegten Zeitraum automatisch anonymisiert.
Häufige Fragen
Was passiert mit formularspezifischen Automatisierungen, wenn bereits im Admin-Center Datenschutzeinstellungen aktiv sind? Die globalen Datenschutzeinstellungen im Admin-Center und die formularspezifische Automatisierung gelten gleichzeitig. Gelöscht oder anonymisiert wird immer nach dem kürzeren Zeitraum.
Beispiel 1: Die Datenschutzeinstellungen im Admin-Center löschen Einsendungen nach 1 Jahr, die formularspezifische Automatisierung nach 6 Monaten → Die Einsendungen werden nach 6 Monaten gelöscht.
Beispiel 2: Die Datenschutzeinstellungen im Admin-Center löschen Einsendungen nach 1 Monat, die formularspezifische Automatisierung nach 1 Jahr → Die Einsendungen werden nach 1 Monat gelöscht. Die formularspezifische Automatisierung hat keine sichtbare Wirkung, da die Daten bereits gelöscht wurden.
Kann ich anonymisierte Daten wiederherstellen?
Nein. Einmal anonymisierte Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Was passiert, wenn ich keine Automatisierung für das Anonymisieren von Daten erstelle?
Personenbezogene Daten bleiben unverändert gespeichert, bis sie manuell gelöscht oder anonymisiert werden oder im Admin-Center im Bereich Datenschutz entsprechende Einstellungen für Einsendungen aller Formulare vorgenommen werden.
