Formulareingaben in PDF speichern
Möchten Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern ihre Formulareingaben in einem PDF-Dokument zur Verfügung stellen, beispielsweise im Corporate Design Ihres Unternehmens? Oder sollen die Daten automatisch für interne Zwecke oder zur weiteren Verarbeitung an Ihr Team übermittelt werden? Nutzen Sie hierfür die PDF-Verknüpfung.
Dafür benötigen Sie neben Ihrem Formular in Formcentric ein ausfüllbares PDF-Dokument, das mit dem Formular verknüpft wird. Sobald das PDF-Dokument und das Online-Formular miteinander verknüpft sind, werden die Nutzereingaben automatisch in das PDF-Dokument übertragen.
Das PDF-Dokument können Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern entweder direkt in der Bestätigungsnachricht nach dem Absenden des Formulars oder als Anhang in einer E-Mail-Benachrichtigung zum Download bereitstellen.
Schritt 1: Formular erstellen
Erstellen Sie zunächst das Online-Formular in Formcentric, das Sie mit einem ausfüllbaren PDF-Dokument verknüpfen möchten.
Schritt 2: PDF-Dokument vorbereiten
- Formular erstellen
Nutzen Sie ein Drittanbieter-Tool zur Erstellung eines ausfüllbaren, interaktiven PDF-Formulars, wie OpenOffice , LibreOffice oder Adobe Acrobat Pro DC . Gestalten Sie das Formular mit den gewünschten Feldern für die Formulardaten, die Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung stellen möchten. - Formularfelder benennen
Damit Sie die Felder des PDF-Formulars mit dem Formcentric-Formular verknüpfen können, vergeben Sie in dem Drittanbieter-Tool eindeutige Namen. Diese Benennung bezieht sich auf die Feldeigenschaften und nicht auf die Beschriftung des Feldes. Sie könnten sich das vorstellen wie eine „technische Bezeichnung“ oder ein „internes Etikett“, das zur Identifikation der Formularfelder dient. Diese eindeutigen Namen sind nicht sichtbar, aber sie sind entscheidend für die interne Zuordnung der Formularfelder. Sie finden die entsprechenden Einstellungen üblicherweise im Bereich "Eigenschaften" oder im Dialogfeld "Feldoptionen" des Tools. Diese eindeutigen Namen sind entscheidend dafür, dass die Daten später in die richtigen Felder des PDF-Dokuments übertragen werden. - Schriften einbetten
Betten Sie die verwendeten Schriften in Ihr PDF-Dokument ein. Die Einbettung von Schriften können Sie in den meisten PDF-Erstellungsprogrammen konfigurieren. - PDF-Dokument erzeugen
Exportieren bzw. speichern Sie das vorbereitete Formular als PDF-Datei. - PDF-Dokument testen
Testen Sie das ausfüllbare PDF-Dokument mit dem Acrobat Reader oder einem ähnlichen Programm, um sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren und die gewünschten Informationen erfassen.
Sobald das Dokument wie gewünscht funktioniert, können Sie es in Formcentric hochladen, um es dort mit Ihrem Online-Formular zu verknüpfen.
Schritt 3: PDF-Dokument hochladen
Laden Sie das vorbereitete PDF-Dokument in Formcentric hoch.
- Öffnen Sie das Formular, dessen Eingaben Sie in das PDF-Dokument übertragen möchten, im Editor.
- Klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen und dann in der linken Seitenleiste auf Aktionen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt PDF-Verknüpfung und klicken Sie auf Neue PDF-Verknüpfung.
- Klicken Sie auf Datei auswählen.
Es öffnet sich die Mediathek. - Wählen Sie das PDF-Dokument aus, wenn es sich bereits in der Mediathek befindet oder laden Sie es hoch.
Das PDF-Dokument ist nun hochladen und Sie können anschließend die Felder des Formulars den Feldern im PDF-Dokument zuordnen.
Schritt 4: Formularfelder zuordnen
Damit die Formulareingaben an die richtigen Stellen im PDF-Dokument übertragen werden, müssen Sie die Formularelemente im Formular den entsprechenden Feldern im PDF-Dokument zuordnen.
Nach dem Hochladen des PDF-Dokuments erscheint der Bereich Zuordnung. Hier führen Sie das Mapping der Formularfelder durch, also die Zuweisung der Formularfelder zueinander.
Einzelne Zuordnungen hinzufügen
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Formularelement ein Formularelement aus dem Formcentric Online-Formular aus, das Sie einem Feld im PDF-Dokument zuweisen möchten.
- Verfügt das ausgewählte Formularelement über Optionen, wählen Sie eine Option bei Option aus.
- Wählen Sie bei Feld in PDF-Dokument das Feld aus, in das die Eingabe des zuvor ausgewählten Formularelements übertragen werden soll.
- Bei Bedarf wählen Sie bei Option ebenfalls eine entsprechende Option aus.
- Klicken Sie auf Weitere Zuordnung, um eine neue Zuordnung hinzuzufügen.
- Fahren Sie so fort, bis Sie alle Formularelemente zugeordnet haben.
Alle Zuordnungen gleichzeitig hinzufügen
Alternativ können Sie durch Klicken auf Alle zuordnen in einem Schritt Zuordnungen für alle Formularelemente des Online-Formulars hinzufügen. In diesem Fall sind die Formularelemente des Formulars bereits ausgewählt.
Schreibschutz
Über den Schalter bei Schreibschutz, direkt unterhalb der Zuordnungen, legen Sie fest, ob die Eingaben im PDF-Dokument veränderbar sind oder nicht.
Zuordnungen löschen
Um eine Zuordnung zu löschen, klicken Sie rechts neben der jeweiligen Zuordnung auf den Papierkorb. Dadurch wird die entsprechende Eingabe nicht mehr vom Formular ins PDF-Dokument übertragen.
Schritt 5: Ausgefülltes PDF-Dokument zur Verfügung stellen
Sie haben das PDF-Dokument mit dem Formular verknüpft. Füllen Nutzerinnen das Formular aus und senden sie es ab, landen die Daten der Formularelemente, die Sie dem PDF-Dokument zugewiesen haben, im PDF-Dokument.
Möchten Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern das PDF-Dokument mit ihren Eingaben zur Verfügung stellen können, haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder Sie stellen es ihnen direkt in der Bestätigungsnachricht, die nach dem Absenden des Formulars gezeigt wird oder als Anhang einer E-Mail-Benachrichtigung bereit.
Wenn Sie es sich selbst oder jemandem aus Ihrem Team zur Verfügung stellen möchten, nutzen Sie die E-Mail-Benachrichtigung.
PDF in Bestätigungsnachricht
Um das PDF-Dokument direkt nach dem Absenden in der Bestätigungsnachricht zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Sie befinden sich im Abschnitt PDF-Verknüpfung. Klicken Sie links auf Bestätigungsnachricht.
- Im Textfeld sehen Sie den Text, der aktuell als Bestätigungsnachricht angezeigt wird.
Passen Sie den Text bei Bedarf nach Ihren Vorstellungen an. - Positionieren Sie die Maus im Textfeld an die Stelle, an der Sie in der Bestätigungsnachricht den Link des PDF-Dokuments anzeigen möchten.
- Klicken Sie über dem Bereich des Textfeldes auf das PDF-Symbol. Alle mit dem Formular verknüpften PDF-Dokumente werden eingeblendet. Klicken Sie auf das Dokument, das Sie in der Bestätigungsnachricht anzeigen möchten.
PDF als Anhang in E-Mail-Benachrichtigung
Um Ihren Nutzerinnen und Nutzern das PDF-Dokument mit ihren Eingaben als Anhang einer E-Mail zukommen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Sie befinden sich im Abschnitt PDF-Verknüpfung. Klicken Sie links auf Aktion.
- Klicken Sie auf Neue E-Mail-Benachrichtigung und richten Sie die E-Mail-Benachrichtigung ein. Lesen Sie hierzu mehr im Artikel E-Mail-Benachrichtigung einrichten.
- Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Anhang und aktivieren Sie den Schalter bei PDF anhängen und wählen Sie das PDF-Dokument aus, das Sie als Anhang in der E-Mail Benachrichtigung mitschicken möchten.
