Formulareingaben in PDF speichern

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Möchten Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern ihre Formulareingaben in einem PDF-Dokument zur Verfügung stellen, beispielsweise im Corporate Design Ihres Unternehmens? Oder sollen die Daten automatisch für interne Zwecke oder zur weiteren Verarbeitung an Ihr Team übermittelt werden? Nutzen Sie hierfür die PDF-Verknüpfung.

Dafür benötigen Sie neben Ihrem Formular in Formcentric ein ausfüllbares PDF-Dokument, das mit dem Formular verknüpft wird. Sobald das PDF-Dokument und das Online-Formular miteinander verknüpft sind, werden die Nutzereingaben automatisch in das PDF-Dokument übertragen.

Das PDF-Dokument können Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern entweder direkt in der Bestätigungsnachricht nach dem Absenden des Formulars oder als Anhang in einer E-Mail-Benachrichtigung zum Download bereitstellen.

Schritt 1: Formular erstellen

Erstellen Sie zunächst das Online-Formular in Formcentric, das Sie mit einem ausfüllbaren PDF-Dokument verknüpfen möchten.

Schritt 2: PDF-Dokument vorbereiten

  1. Formular erstellen
    Nutzen Sie ein Drittanbieter-Tool zur Erstellung eines ausfüllbaren, interaktiven PDF-Formulars, wie OpenOffice , LibreOffice oder Adobe Acrobat Pro DC . Gestalten Sie das Formular mit den gewünschten Feldern für die Formulardaten, die Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung stellen möchten.
  2. Formularfelder benennen
    Damit Sie die Felder des PDF-Formulars mit dem Formcentric-Formular verknüpfen können, vergeben Sie in dem Drittanbieter-Tool eindeutige Namen. Diese Benennung bezieht sich auf die Feldeigenschaften und nicht auf die Beschriftung des Feldes. Sie könnten sich das vorstellen wie eine „technische Bezeichnung“ oder ein „internes Etikett“, das zur Identifikation der Formularfelder dient. Diese eindeutigen Namen sind nicht sichtbar, aber sie sind entscheidend für die interne Zuordnung der Formularfelder. Sie finden die entsprechenden Einstellungen üblicherweise im Bereich "Eigenschaften" oder im Dialogfeld "Feldoptionen" des Tools. Diese eindeutigen Namen sind entscheidend dafür, dass die Daten später in die richtigen Felder des PDF-Dokuments übertragen werden.
  3. Schriften einbetten
    Betten Sie die verwendeten Schriften in Ihr PDF-Dokument ein. Die Einbettung von Schriften können Sie in den meisten PDF-Erstellungsprogrammen konfigurieren.
  4. PDF-Dokument erzeugen
    Exportieren bzw. speichern Sie das vorbereitete Formular als PDF-Datei.
  5. PDF-Dokument testen
    Testen Sie das ausfüllbare PDF-Dokument mit dem Acrobat Reader oder einem ähnlichen Programm, um sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren und die gewünschten Informationen erfassen.

Sobald das Dokument wie gewünscht funktioniert, können Sie es in Formcentric hochladen, um es dort mit Ihrem Online-Formular zu verknüpfen.

Schritt 3: PDF-Dokument hochladen

So laden Sie das vorbereitete PDF-Dokument in Formcentric hoch.

  1. Öffnen Sie das Formular, dessen Eingaben Sie in das PDF-Dokument übertragen möchten, im Editor.
  2. Klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen und dann in der linken Seitenleiste auf Aktionen.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt PDF-Verknüpfung und klicken Sie auf Neue PDF-Verknüpfung.
  4. Geben Sie bei Allgemein einen Namen für die PDF-Verknüpfung ein. Dies erleichtert insbesondere bei mehreren PDF-Verknüpfungen die Unterscheidung.
  5. Klicken Sie auf PDF auswählen.
    Es öffnet sich die Mediathek.
  6. Wählen Sie das PDF-Dokument aus, wenn es sich bereits in der Mediathek befindet, oder laden Sie es hoch.
  7. Geben Sie den Dateinamen ein, der Nutzer:innen beim Herunterladen des PDFs angezeigt werden soll.

Das PDF-Dokument wurde hochgeladen. Sie können nun die Formularfelder den Feldern im PDF-Dokument zuordnen.

Schritt 4: Formularfelder zuordnen

Damit die Formulareingaben an die richtigen Stellen im PDF-Dokument übertragen werden, müssen Sie die Formularelemente im Formular den entsprechenden Feldern im PDF-Dokument zuordnen.
Nach dem Hochladen des PDF-Dokuments erscheint der Bereich Zuordnung. Hier führen Sie das Mapping der Formularfelder durch, also die Zuweisung der Formularfelder zueinander.

Der Bereich PDF-Verknüpfung ist geöffnet. Im Abschnitt Zuordnung sind drei Zuordnungen zu sehen. Zugeordnet sind die Formularelemente Vorname, Nachname und E-Mailadresse.

Einzelne Zuordnungen hinzufügen

  1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Formularfeld ein Formularfeld aus dem Formcentric-Onlineformular aus, das Sie einem Feld in der PDF-Vorlage zuweisen möchten.
  2. Verfügt das ausgewählte Formularfeld über Optionen, wählen Sie bei Feld-Option die entsprechende Option aus.
  3. Wählen Sie bei Feld in PDF-Vorlage das Feld aus, in das die Eingabe des zuvor ausgewählten Formularfelds übertragen werden soll.
  4. Wählen Sie bei Bedarf bei Vorlagen-Option ebenfalls die entsprechende Option aus.
  5. Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, um eine neue Zuordnung hinzuzufügen.
  6. Fahren Sie so fort, bis Sie alle Formularfelder zugeordnet haben.

Mehrere Zuordnungen gleichzeitig auswählen

Alternativ können Sie mehrere Formularfelder in einem Schritt dem Mapping hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf Zuordnungen auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem alle Formularfelder des Formcentric-Onlineformulars aufgelistet sind.
  2. Wählen Sie die Formularfelder aus, die Sie dem Mapping hinzufügen möchten, indem Sie die entsprechenden Einträge anklicken.

Die ausgewählten Felder werden anschließend automatisch dem Mapping hinzugefügt.

Sie können auf die gleiche Weise auch bereits ausgewählte Formularfelder wieder abwählen. Diese werden dadurch aus dem Mapping entfernt.

Schreibschutz

Über den Schalter bei Schreibschutz, direkt unterhalb der Zuordnungen, legen Sie fest, ob die Eingaben im PDF-Dokument veränderbar sind oder nicht.

Zuordnungen löschen

Um eine Zuordnung zu löschen, klicken Sie rechts neben der jeweiligen Zuordnung auf das Papierkorb-Symbol. Dadurch wird die entsprechende Zuordnung entfernt und die Eingabe nicht mehr vom Formular in das PDF-Dokument übertragen.

Alternativ können Sie mehrere Zuordnungen auch in einem Schritt entfernen. Öffnen Sie dazu über Zuordnungen auswählen das Dialogfenster und deaktivieren Sie die entsprechenden Formularfelder. Die bereits vorhandenen Zuordnungen werden dadurch aus dem Mapping entfernt.

PDF-Verknüpfung kopieren

Sie können eine bestehende PDF-Verknüpfung kopieren, um eine neue Verknüpfung auf Basis der vorhandenen Einstellungen zu erstellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie ähnliche PDF-Dokumente verwenden und nur einzelne Anpassungen vornehmen möchten.

  1. Klicken Sie dazu im Bereich Aktionen bei der gewünschten PDF-Verknüpfung auf das Kopiersymbol.
    Es wird eine Kopie der PDF-Verknüpfung erstellt und geöffnet.

Sie können anschließend die kopierte PDF-Verknüpfung bearbeiten und die gewünschten Änderungen vornehmen.

Schritt 5: Ausgefülltes PDF-Dokument zur Verfügung stellen

Sie haben das PDF-Dokument mit dem Formular verknüpft. Füllen Nutzerinnen das Formular aus und senden sie es ab, landen die Daten der Formularelemente, die Sie dem PDF-Dokument zugewiesen haben, im PDF-Dokument.
Möchten Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern das PDF-Dokument mit ihren Eingaben zur Verfügung stellen können, haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder Sie stellen es ihnen direkt in der Bestätigungsnachricht, die nach dem Absenden des Formulars gezeigt wird oder als Anhang einer E-Mail-Benachrichtigung bereit.
Wenn Sie es sich selbst oder jemandem aus Ihrem Team zur Verfügung stellen möchten, nutzen Sie die E-Mail-Benachrichtigung.


PDF in Bestätigungsnachricht

Um das PDF-Dokument direkt nach dem Absenden in der Bestätigungsnachricht zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Sie befinden sich im Abschnitt PDF-Verknüpfung. Klicken Sie links auf Bestätigungsnachricht.
  2. Im Textfeld sehen Sie den Text, der aktuell als Bestätigungsnachricht angezeigt wird.
    Passen Sie den Text bei Bedarf nach Ihren Vorstellungen an.
  3. Positionieren Sie die Maus im Textfeld an die Stelle, an der Sie in der Bestätigungsnachricht den Link des PDF-Dokuments anzeigen möchten.
  4. Klicken Sie über dem Bereich des Textfeldes auf das PDF-Symbol. Alle mit dem Formular verknüpften PDF-Dokumente werden eingeblendet. Klicken Sie auf das Dokument, das Sie in der Bestätigungsnachricht anzeigen möchten. Der Bereich für die Bestätigungsnachricht ist geöffnet. Eine Nachricht ist sichtbar, und am Ende des Textes befindet sich der Mauszeiger. Ein orangefarbener Pfeil zeigt auf das PDF-Icon, das sich im oberen Teil des Eingabefeldes für die Bestätigungsnachricht befindet.


PDF als Anhang in E-Mail-Benachrichtigung

Um Ihren Nutzerinnen und Nutzern das PDF-Dokument mit ihren Eingaben als Anhang einer E-Mail zukommen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Sie befinden sich im Abschnitt PDF-Verknüpfung. Klicken Sie links auf Aktion.
  2. Klicken Sie auf Neue E-Mail-Benachrichtigung und richten Sie die E-Mail-Benachrichtigung ein. Lesen Sie hierzu mehr im Artikel E-Mail-Benachrichtigung einrichten.
  3. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Anhang und aktivieren Sie den Schalter bei PDF anhängen und wählen Sie das PDF-Dokument aus, das Sie als Anhang in der E-Mail Benachrichtigung mitschicken möchten. Der Bereich E-Mail-Benachrichtigung ist geöffnet. Der Abschnitt Anhang ist zu sehen. Der Schalter bei PDF anhängen ist aktiv und das PDF "Ihre Angaben" ist ausgewählt.

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