In dieser Kategorie erfahren Sie unter anderem, wie Sie automatisierte E-Mails erstellen.
Richten Sie z. B. eine Begrüßungsmail ein, die Ihren Nutzer:innen automatisch zugestellt wird, sobald sie ein Formular absenden. Oder lassen Sie sich über den Eingang neuer Einsendungen benachrichtigen.
Lesen Sie auch, wie Sie Double-Opt-in sowie die zugehörige Bestätigungsnachricht einrichten.
Bei jedem Formular können Sie im Bereich Einstellungen die Registrierungsmethode Double-Opt-in aktivieren und einrichten. Mittlerweile ist das Double-Opt-in-Verfahren fast gang und gäbe. Sie melden sich für einen Newsletter an. Bevor Sie jedoch in den Verteiler des Newsletters aufgenommen werden, müssen Sie in einem zusätzlichen Schritt Ihre Anmeldung bestätigen, indem Sie einen Link aufrufen. Dieses Verfahren nennt man Double-Opt-in. Aber warum dieses zweistufige Verfahren? Wofür ist es gut? Für ein besseres Verständnis holen wir ein wenig aus. Neben dem Double-Opt-in gibt es das sogenannte Single-Opt-in. Beim Single-Opt-in handelt es sich um ein einstufiges Anmeldeverfahren. Hier muss lediglich in einem Anmeldeformular eine E-Mail-Adresse eingetragen werden. Sobald das Formular abgeschickt wird, ist die E-Mail-Adresse registriert und das Anmeldeverfahren abgeschlossen. Dieses einfache Verfahren hat jedoch den wesentlichen Nachteil, dass es durch Dritte missbraucht werden kann. So können Unbefugte oder auch Bots beliebige Kontaktdaten bei einer Anmeldung angeben. Das hat zur Folge, dass E-Mails an E-Mail-Adressen geschickt werden, deren Versand nicht durch die Eigentümer*innen der jeweiligen E-Mail-Adresse gewünscht und legitimiert wurde. Eine Einwilligung zum Erhalt des Newsletters liegt nicht vor. Laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) müssen Eigentümer*innen von E-Mail-Adressen jedoch aktiv und ausdrücklich dem Erhalt von Werbemails zustimmen. Genau hierfür bietet sich das Double-Opt-in hervorragend an, da die Anmeldung zum Newsletter erst erfolgreich abgeschlossen ist, wenn Nutzer*innen den Link in der Bestätigungsmail anklicken und somit ihre Einwilligung geben. Erst dann wird ihre E-Mail-Adresse auf der Verteilerliste für den Newsletter aufgenommen. Da die Bestätigungsmail an die E-Mail-Adresse geschickt wird, ist ein Missbrauch durch Dritte nur dann möglich, wenn diese auch den Zugang zum Mail-Account besitzen. Die Einwilligung zum Erhalt des Newsletters wird automatisch dokumentiert
Wenn Nutzer:innen Ihr Formular absenden, bekommen sie eine Standardseite mit der Bestätigungsnachricht „ Vielen Dank! Wir haben Ihre Einsendung erhalten und werden sie in Kürze bearbeiten.“ angezeigt. Diese Bestätigungsnachricht können Sie überarbeiten. Sie können einen eigenen Text verwenden und ihn nach Ihren Vorstellungen gestalten. Darüber hinaus können Sie die Standardseite dafür nutzen, Nutzer:innen auf eine bestimmte Seite weiterzuleiten, nachdem sie das Formular ausgefüllt und abgesendet haben.
Möchten Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern ihre Formulareingaben in einem PDF-Dokument zur Verfügung stellen, beispielsweise im Corporate Design Ihres Unternehmens? Oder sollen die Daten automatisch für interne Zwecke oder zur weiteren Verarbeitung an Ihr Team übermittelt werden? Nutzen Sie hierfür die PDF-Verknüpfung. Dafür benötigen Sie neben Ihrem Formular in Formcentric ein ausfüllbares PDF-Dokument, das mit dem Formular verknüpft wird. Sobald das PDF-Dokument und das Online-Formular miteinander verknüpft sind, werden die Nutzereingaben automatisch in das PDF-Dokument übertragen. Das PDF-Dokument können Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern entweder direkt in der Bestätigungsnachricht nach dem Absenden des Formulars oder als Anhang in einer E-Mail-Benachrichtigung zum Download bereitstellen.
Nachdem Sie das PDF-Dokument erfolgreich mit Ihrem Formular verknüpft haben, gibt es zwei einfache Wege, um das ausgefüllte Dokument Ihren Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung zu stellen: über die Bestätigungsnachricht oder als Anhang in einer E-Mail-Benachrichtigung.
Nutzen Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um automatisierte E-Mails für Ihren Workflow zu erstellen. Das können etwa E-Mails sein, die neu eingegangene Formulareingaben direkt an Ihr Team weiterleiten oder Sie über neue Einsendungen informieren. Auch können Sie E-Mail-Benachrichtigungen nutzen, um eine Begrüßungsmail automatisiert zu versenden, sobald sich Nutzer:innen für Ihren Newsletter angemeldet haben oder um ihnen eine Zusammenfassung der Daten zukommen zu lassen, die sie in Ihr Formular eingetragen haben. Durch die Einrichtung von E-Mail-Benachrichtigungen legen Sie fest, dass im Moment, in dem Nutzer:innen Ihr Formular absenden, automatisch die von Ihnen definierten Informationen an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Dies geschieht vollständig automatisiert, ohne dass Sie weitere Schritte unternehmen müssen. Die Verwendung automatisierter E-Mails spart nicht nur wertvolle Zeit und Kosten, sondern trägt auch dazu bei, Fehler zu vermeiden. Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen ein, und übersehene Einsendungen oder vergessene Begrüßungsmails gehören der Vergangenheit an.
Richten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung ein, um automatisch über neue Einsendungen informiert zu werden. Auf diese Weise verpassen Sie keine Einsendungen mehr und sparen zudem Zeit, da Sie den Eingang neuer Beiträge nicht manuell überprüfen müssen.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Bedingungen verwenden können, um nach dem Absenden eines Formulars unterschiedliche Bestätigungsnachrichten anzuzeigen. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Kontaktformular, über das Ihre Nutzerinnen und Nutzer verschiedene Angaben machen können. Am Ende können sie entscheiden, ob sie ihre Daten nach dem Absenden des Formulars als PDF-Dokument herunterladen möchten oder nicht. Diese Entscheidung treffen sie über eine einfache Auswahl zwischen "Ja" oder "Nein". Wichtig ist hierbei, dass es bei der Antwort auf diese Frage um ein Pflichtfeld handelt. Der Download-Link soll direkt nach dem Absenden in der Bestätigungsnachricht angezeigt werden. Wie Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzer ihre Eingaben in einem PDF-Dokument zur Verfügung stellen, erfahren Sie im Artikel PDF-Dokumente bereitstellen.
