Rollen und Berechtigungen verwalten

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Hier erfahren Sie, welche Rollen es in Formcentric gibt und welche Rechte damit verbunden sind.

Die zwei Hauptrollen im Überblick

Formcentric unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Hauptrollen, die jeweils unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte haben:

Normale Nutzer:innen

Mitarbeiter:innen, die primär Formulare erstellen und verwalten, aber keine administrativen Aufgaben übernehmen.

Grundfunktionen

  1. Formulare erstellen und bearbeiten
  2. Eigene Formulare verwalten
  3. Formular-Designs verwenden
  4. Medien verwenden

Eingeschränkte Rechte

  1. Kein Zugriff auf Admin-Center
  2. Können keine neuen Nutzer:innen einladen
  3. Kann keine Organisationseinstellungen ändern

Administrator:innen

Teamleiter:innen oder andere Personen, die für die Verwaltung des Formcentric-Kontos zuständig sind.

Zusätzliche Rechte

  1. Vollzugriff auf das Admin-Center
  2. Verwaltung von Nutzer:innen und Organisationseinstellungen
  3. Gruppenverwaltung und Berechtigungssteuerung
  4. Systemkonfiguration

Administrator:innen-Berechtigungen im Detail

1. Nutzer:innenverwaltung

  1. Neue Nutzer:innen zu Formcentric einladen → Nutzer:innen einladen
  2. Nutzer:innen löschen und entfernen → Nutzer:innen löschen
  3. Gruppenmitgliedschaften verwalten → Mitglieder zu Gruppen hinzufügen oder entfernen
  4. Passwörter für andere Nutzer:innen zurücksetzen → Passwort zurücksetzen

2. Sicherheitsverwaltung

  1. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Nutzer:innen verpflichtend machen → Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verpflichtend machen
  2. 2FA-Geräte entfernen - Zwei-Faktor-Authentifizierung-Geräte entfernen → Gerät mit Authentifizierungs-App verloren – 2FA zurücksetzen

3. Formular-Verwaltung

  1. Formular-Bearbeitung beenden - Bearbeitung eines Formulars durch andere Nutzer:innen beenden

4. Gruppenverwaltung

  1. Gruppen zur Organisation von Nutzer:innen erstellen → Gruppen erstellen und Mitglieder hinzufügen
  2. Nutzer:innen Gruppen zuweisen für strukturierte Berechtigungen → Mitglieder zu Gruppen hinzufügen oder entfernen
  3. Gruppenberechtigungen konfigurieren → Berechtigungen auf Einsendungen festlegen

5. Berechtigungen für Einsendungen

Was sind Einsendungen?
Einsendungen sind die Formulardaten, die von Website-Besucher:innen eingereicht werden – sie sind besonders schützenswert und geschäftskritisch.

Gruppenbezogene Rechte

  1. Einsendungen anzeigen: Formulardaten einsehen → Bereich Einsendungen
  2. Einsendungen exportieren: Daten als CSV/Excel herunterladen → Einsendungen exportieren
  3. Einsendungen löschen: Einzelne Einsendungen entfernen → Einsendungen löschen

Geltungsbereich

  1. Einzelne Formulare: Rechte gelten nur für bestimmte Formulare
  2. Alle Formulare: Rechte gelten für sämtliche Formulare der Organisation

→ Hier erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen auf Einsendungen im Detail konfigurieren.

6. Systemkonfiguration

Website-Integration

  1. Domains und Subdomains hinterlegen, auf denen Formulare eingebettet werden dürfen → Domains hinterlegen

Spam-Schutz

  1. Captcha-Verfahren auswählen und konfigurieren → Captcha-Anbieter wechseln

API-Client-Verwaltung

  1. API-Clients erstellen → API-Client erstellen
  2. API-Clients deaktivieren → API-Client deaktivieren
  3. API-Clients löschen → API-Client löschen
  4. Client-Secret zurücksetzen → Client-Secret zurücksetzen

Abonnement-Verwaltung

  1. Aktuelles Planlimit einsehen und Plan wechseln → Planlimits

Wichtige Hinweise zur Sicherheit

  1. Admin-Rechte sparsam vergeben - nur an vertrauenswürdige Personen
  2. Regelmäßig überprüfen, wer welche Rechte hat
  3. Ehemalige Mitarbeiter sofort als Nutzer löschen

Weitere Sicherheitsmaßnahmen

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