Einsendungen exportieren

Sie können Einsendungen als CSV-Datei oder als Excel-Datei exportieren, um sie anschließend weiterzuverarbeiten. Wollen Sie nur bestimmte Einsendungen exportieren? Dann filtern Sie die Einsendungen vor dem Export gemäß Ihren Kriterien. Mehr zum Thema Filtern erfahren Sie im Artikel Einsendungen filtern.

Einsendungen als CSV-Datei exportieren

Sie können Einsendungen als CSV-Datei exportieren. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Textdatei. Statt Informationen wie bei Excel in Spalten zu speichern, werden sie hier durch Semikola getrennt. CSV-Dateien bieten sich für den Austausch größerer Datenmengen an und sind fast universell einsetzbar, da sie in die meisten Text- oder Datenbankprogramme importiert werden können.

Formularelemente, die in vorherigen Versionen des Formulars vorhanden waren, aber mittlerweile entfernt wurden, werden ebenfalls exportiert.

So exportieren Sie Einsendungen als CSV-Datei:

Klicken Sie oben auf Formulare.
Suchen Sie das Formular, dessen Einsendungen Sie exportieren möchten.
Klicken Sie in der Spalte Einsendungen auf die Anzahl der Einsendungen.
Sie gelangen automatisch zu den Einsendungen des ausgewählten Formulars.
Klicken Sie im Bereich Einsendungen oben rechts auf Exportieren.
Es erscheint ein Dialogfeld.
Wenn Filter für die Einsendungen gesetzt wurden, dann wählen Sie, ob Sie alle Einsendungen exportieren möchten oder nur die gefilterten Einsendungen.
Wählen Sie CSV-Datei und klicken Sie auf Exportieren.
Speichern Sie die Datei als CSV-Datei auf Ihrem Computer. Als Name der CSV-Datei wird standardmäßig die Formular-ID verwendet.

Sie haben die Datensätze Ihrer Einsendungen exportiert.

Die Kopfzeile der CSV-Datei ist wie folgt strukturiert:

Formular-ID: Automatisch vergebene Kennung.
Version: Angabe zur Formularversion.
Eingang: Zeitpunkt der Einsendung.
Aktuelle Formularelemente: Beschriftungen, die Nutzer:innen im aktuellen Formular sehen.
Entfernte Formularelemente: Beschriftungen von Formularelementen, die entfernt wurden.
Status: Aktueller Zustand der Einsendung.
User Agent: Information über den benutzten User Agent.
Sprache: Die Spracheinstellung der Nutzer:innen.
HTTP Referrer: Die URL, von der die Einsendung stammt
E-Mail-Bestätigung: zeigt an, ob das DOI-Verfahren genutzt wurde.

Die Formular-ID wird automatisch vergeben. Anhand der Versionsnummer können Sie die Formularversion identifizieren. Der Zeitpunkt des Eingangs gibt Auskunft darüber, wann die Einsendung eingegangen ist. Die Reihenfolge der Formularelemente im Export entspricht ihrer Anordnung im Formular. Anschließend werden die Metadaten aufgeführt.

In der zweiten Zeile der CSV-Datei sind die technischen Namen der Formularelemente aufgeführt, die bei der Erstellung des Formulars vergeben wurden. Die Metadaten werden in der Spracheinstellung der Nutzer:innen wiedergegeben.

Ab der dritten Zeile beginnen die Daten der Einsendungen, wobei jede Zeile einer einzelnen Einsendung entspricht. An der Formular-ID erkennen Sie, wo eine neue Einsendung beginnt.

Einsendungen als Excel-Datei exportieren

Wenn Sie beispielsweise eine Umfrage erstellt haben und die Verteilung der Antworten grafisch aufbereiten möchten, beispielsweise in Form eines Diagramms, bietet sich der Export als Excel-Datei an.

Im Gegensatz zu CSV-Dateien werden hier nur aktuelle Formularfelder exportiert. Formularfelder früherer Versionen, die mittlerweile entfernt wurden, werden nicht berücksichtigt. Für jede Version des Formulars wird im Excel-Dokument ein neues Blatt erstellt.

Ein Vorteil des Exports von Einsendungen als Excel-Datei besteht darin, dass Dateianhänge, die von Nutzer:innen im Formular hochgeladen wurden, mit dem Export verlinkt werden. Sie können diese Dateianhänge direkt aus Excel heraus öffnen.

So exportieren Sie Einsendungen als Excel-Datei:

Klicken Sie oben im Menü auf Formulare.
Suchen Sie das Formular, dessen Einsendungen Sie exportieren möchten.
Klicken Sie in der Spalte Einsendungen auf die Anzahl der Einsendungen.
Sie gelangen automatisch zu den Einsendungen des ausgewählten Formulars.
Klicken Sie im Bereich Einsendungen oben rechts auf Exportieren.
Es erscheint ein Dialogfeld.
Wenn Filter für die Einsendungen gesetzt wurden, dann wählen Sie, ob Sie alle Einsendungen exportieren möchten oder nur die gefilterten Einsendungen.
Wählen Sie Excel-Datei und klicken Sie auf Exportieren.
Speichern Sie die Datei als Excel-Datei auf Ihrem Computer.
Als Name der Excel-Datei wird standardmäßig die Formular-ID verwendet.

Sie haben die Datensätze Ihrer Einsendungen exportiert.

Die Kopfzeile der Excel-Datei ist wie folgt strukturiert:

Formular-ID: Automatisch vergebene Kennung.
Version: Angabe zur Formularversion.
Eingang: Zeitpunkt der Einsendung.
Formularelemente: Beschriftungen, die Nutzer:innen im Formular sehen.
Status: Aktueller Zustand der Einsendung.
User Agent: Information über den benutzten User Agent.
Sprache: Die Spracheinstellung der Nutzer:innen.
HTTP Referrer: Die URL, von der die Einsendung stammt
E-Mail-Bestätigung: zeigt an, ob das DOI-Verfahren genutzt wurde.

Die Formular-ID wird automatisch vergeben. Anhand der Versionsnummer können Sie die Formularversion identifizieren. Der Zeitpunkt des Eingangs gibt Auskunft darüber, wann die Einsendung eingegangen ist. Die Reihenfolge der Formularelemente im Export entspricht ihrer Anordnung im Formular. Anschließend werden die Metadaten aufgeführt.

In der zweiten Zeile der Excel-Datei sind die technischen Namen der Formularelemente aufgeführt, die bei der Erstellung des Formulars vergeben wurden. Die Metadaten werden in der Spracheinstellung der Nutzer:innen wiedergegeben.

Ab der dritten Zeile beginnen die Daten der Einsendungen, wobei jede Zeile einer einzelnen Einsendung entspricht.