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Erfahren Sie hier, wie Administratorrechte, Gruppen und Berechtigungen in Formcentric funktionieren und wie Sie diese optimal einsetzen.
Die Administrator-Rolle |
| Administrator:innen haben erweiterte Rechte und sind für die Verwaltung von Formcentric zuständig. Sie können: |
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Unterschied zu regulären Nutzer:innen |
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| Reguläre Nutzer:innen können: |
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| Reguläre Nutzer:innen können nicht: |
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Mit Gruppen fassen Sie mehrere Nutzer:innen zusammen und weisen ihnen gemeinsame Berechtigungen zu.
Statt einzelnen Nutzer:innen individuelle Rechte zu vergeben, definieren Sie die Rechte einmal pro Gruppe – alle Mitglieder erben diese automatisch.
Wichtige Eigenschaften von Gruppen: |
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Über Gruppen legen Sie fest, welche Berechtigungen die Mitglieder auf Einsendungen haben.
Berechtigungsumfang |
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| Sie können Berechtigungen auf zwei Ebenen vergeben: | |
| Einsendungen aller Formulare | Die Berechtigungen gelten einheitlich für alle Formulare Ihrer Organisation. |
| Einsendungen einzelner Formulare | Sie legen pro Formular individuell fest, welche Rechte die Gruppe erhält. |
Berechtigungsumfang |
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| Sie können folgende Berechtigungen auf Einsendungen vergeben: | |
| Ansehen |
Mitglieder können Einsendungen einsehen und lesen. |
| Exportieren | Mitglieder können Einsendungen in verschiedene Formate exportieren (Excel, CSV). |
| Löschen | Mitglieder können Einsendungen löschen |
| Automatisieren | Mitglieder können Automatisierungen für Einsendungen einzelner Formulare erstellen ( automatisches Löschen oder Anonymisieren nach einem festgelegten Zeitraum). |
Wenn jemand in mehreren Gruppen ist, bekommt die Person alle Rechte zusammen – nicht nur die Rechte aus einer Gruppe.
Ein Beispiel: |
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| Wenn Sie Marie das Exportrecht entziehen möchten, reicht es nicht aus, sie nur aus einer Gruppe zu entfernen. Sie müssen sie aus allen Gruppen entfernen, die dieses Recht vergeben – oder das Recht in allen betreffenden Gruppen entziehen. |
Praktisches Beispiel aus dem Alltag |
Ausgangssituation: Lisa arbeitet im Vertrieb und im Marketing. Sie ist daher Mitglied in beiden Gruppen:
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Was kann Lisa insgesamt?
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| Was passiert, wenn Lisa nur noch Lesezugriff haben soll? Es reicht nicht, ihr in einer Gruppe die Rechte zu entziehen. Sie müssen:
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Empfohlene globale Gruppenstruktur |
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| Eine sinnvolle Grundstruktur für Ihre Organisation könnte so aussehen: | |
| admins (Systemgruppe) |
Mitglieder: Personen mit vollen Administratorrechten Berechtigungen: Voller Zugriff auf alle Funktionen und das Admin-Center Verwendung: Geschäftsführung, IT-Verantwortliche |
| Team Leads |
Mitglieder: Teamleiter:innen und Projektverantwortliche Berechtigungen: Ansehen, Exportieren, Löschen für alle Formulare ihres Bereichs Verwendung: Personen, die Daten auswerten und verwalten müssen |
| Mitarbeiter:innen Vollzugriff |
Mitglieder: Reguläre Mitarbeiter:innen mit vollem Arbeitszugriff Berechtigungen: Ansehen und Exportieren für alle relevanten Formulare Verwendung: Mitarbeiter:innen, die mit den Daten arbeiten |
| Mitarbeiter:innen Lesezugriff |
Mitglieder: Mitarbeiter:innen, die nur Einblick benötigen Berechtigungen: Nur Ansehen für ausgewählte Formulare Verwendung: Personen, die Daten einsehen, aber nicht bearbeiten sollen |
| Abteilungsspezifische Gruppen |
Beispiele: "Vertrieb", "Marketing", "HR", "Support" Mitglieder: Mitarbeiter:innen der jeweiligen Abteilung Berechtigungen: Zugriff nur auf Formulare der eigenen Abteilung Verwendung: Trennung von Zuständigkeiten und Datenschutz |
| Externe Partner |
Mitglieder: Freelancer, Dienstleister, temporäre Mitarbeiter:innen Berechtigungen: Eingeschränkter Zugriff nur auf spezifische Formulare Verwendung: Externe Personen mit begrenztem Zugriff |
Gruppenverwaltung:
Sicherheit:
Automatisierungen:
