PDF-Design verwenden

Zuletzt geändert am: 18. September 2026

Mit der Aktion PDF-Design verwenden stellen Sie Ihren Nutzer:innen ihre Formulareingaben schnell und unkompliziert als PDF-Dokument zur Verfügung. Im Admin-Center passen Sie eine vorgefertigte Design-Vorlage an und aktivieren sie. Das aktive PDF-Design wird anschließend automatisch im Formular verwendet – Sie legen dort nur noch fest, welche Inhalte angezeigt werden.

Schritt 1: PDF-Design im Admin-Center gestalten

Legen Sie im Admin-Center ein PDF-Design an.

Öffnen Sie im Admin-Center den Bereich E-Mails und PDFs.
Gehen Sie zum Abschnitt PDF-Designs.
Klicken Sie auf Neues PDF-Design.
Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
Klicken Sie oben rechts oben auf Aktivieren, um die Änderungen zu speichern und das Design zu aktivieren.

Hinweis

Ist bereits ein anderes Design aktiv, wird dieses beim Aktivieren des neuen Designs sofort ersetzt. Es kann jeweils nur ein Design aktiv sein.

Einstellung	Beschreibung
Bild auswählen	Fügen Sie ein Bild als Logo ein, das im Header des PDF-Dokuments angezeigt wird.
Name	Vergeben Sie einen Namen, unter dem das PDF-Design im Admin-Center und bei der Auswahl im Formular angezeigt wird.
Design-Vorlage	Wählen Sie aus verschiedenen vorgefertigten Design-Vorlagen die gewünschte aus.
Spalten	Legen Sie fest, ob das PDF-Dokument ein- oder zweispaltig angezeigt wird.
Schriftgröße	Legen Sie die Schriftgröße für das PDF-Dokument fest.
Farben	Wählen Sie zwei Akzentfarben aus. Welche Bereiche des PDF-Dokuments damit eingefärbt werden, hängt von der gewählten Design-Vorlage ab.
Zeitstempel	Legen Sie fest, ob ein Zeitstempel im PDF-Dokument angezeigt wird.
Seitenzahlen	Legen Sie fest, ob Seitenzahlen im PDF-Dokument angezeigt werden.

Schritt 2: PDF-Design im Formular auswählen

Öffnen Sie das Formular, dessen Eingaben Sie als PDF zur Verfügung stellen möchten.
Klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen und dann in der linken Seitenleiste auf Aktionen.
Scrollen Sie zum Abschnitt PDF und klicken Sie auf Neues PDF.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialog PDF-Design verwenden.
Nehmen Sie im Bereich Allgemein folgende Einstellungen vor:

Einstellung	Beschreibung
Beschriftung	Vergeben Sie einen Namen für die PDF-Aktion, um sie bei mehreren Aktionen einfacher zuordnen zu können.
Dateiname	Vergeben Sie einen Namen für das generierte PDF-Dokument.

Schritt 3: Inhalte definieren

Im Bereich Texte legen Sie fest, welche Texte im PDF-Dokument angezeigt werden:

Feld	Beschreibung
Titel in Kopfzeile	Geben Sie den Titel ein, der oben in der Kopfzeile des PDF-Dokuments angezeigt wird.
Überschrift Einleitung	Geben Sie die Überschrift ein, die vor dem Einleitungstext angezeigt wird.
Einleitungstext	Geben Sie den Text ein, der vor den Formulareingaben angezeigt wird, z. B. „Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der von Ihnen gemachten Angaben.”
Überschrift Formularelemente	Geben Sie die Überschrift ein, die vor den angezeigten Formulareingaben steht.
Abschließende Hinweise	Geben Sie den Text ein, der nach den Formulareingaben angezeigt wird, z. B. „Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung Ihrer Anfrage einige Werktage in Anspruch nehmen kann.”
Fußzeilentext	Geben Sie den Text ein, der unten auf jeder Seite des PDF-Dokuments angezeigt wird.

Schritt 4: Formularelemente auswählen

Im Bereich Formularelemente wählen Sie über Formularelemente auswählen aus, welche Elemente mit ihren Eingaben im PDF-Dokument angezeigt werden sollen.

Klicken Sie auf Formularelemente auswählen und wählen Sie die Formularelemente aus, die im PDF-Dokument angezeigt werden sollen.
1. Über Alle auswählen wählen Sie alle Formularelemente in einem Schritt aus.
2. Über Alle abwählen heben Sie die Auswahl wieder auf.
Klicken Sie unten rechts auf den grünen Button, damit Ihre Auswahl übernommen wird.
Mit einem Klick auf Leere Elemente ausblenden legen Sie fest, dass nur ausgefüllte Formularelemente im PDF-Dokument angezeigt werden.
Klicken Sie oben rechts auf Änderungen veröffentlichen, um die Änderungen zu speichern.

Schritt 5: Ausgefülltes PDF-Dokument zur Verfügung stellen

Füllen Nutzer:innen das Formular aus und senden sie es ab, wird das PDF-Dokument mit den definierten Inhalten und den ausgewählten Formulareingaben automatisch erzeugt.

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihren Nutzer:innen das PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen: direkt in der Bestätigungsnachricht, die nach dem Absenden des Formulars gezeigt wird, oder als Anhang einer E-Mail-Benachrichtigung. Wenn Sie das PDF-Dokument sich selbst oder jemandem aus Ihrem Team zur Verfügung stellen möchten, nutzen Sie die E-Mail-Benachrichtigung.

PDF-Downloadlink in der Bestätigungsnachricht

Sie befinden sich im Bereich Einstellungen.
Klicken Sie links auf Bestätigungsnachricht.
Im Textfeld der Bestätigungsnachricht sehen Sie den aktuellen Text.
Passen Sie diesen nach Ihren Bedürfnissen an.
Platzieren Sie den Cursor an die Stelle im Textfeld, an der der Link zum PDF-Dokument erscheinen soll.
Klicken Sie auf das PDF-Symbol über dem Textfeld.
Wählen Sie das entsprechende PDF-Dokument aus, das hinterlegt werden soll.

Das PDF-Dokument wird nun Ihren Nutzerinnen direkt nach dem Absenden des Formulars in der Bestätigungsnachricht zum Download angeboten.

PDF als Anhang in E-Mail-Benachrichtigung

Sie befinden sich im Bereich Einstellungen.
Klicken Sie links auf Aktionen.
Klicken Sie auf Neue E-Mail-Benachrichtigung.
Richten Sie die Benachrichtigung ein. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel E-Mail-Benachrichtigungen einrichten.
Scrollen Sie zum Abschnitt Anhang.
Aktivieren Sie die Option PDF anhängen.
Wählen Sie das entsprechende PDF-Dokument aus.

Das PDF-Dokument wird nun als Anhang in den E-Mails an die angegebenen Empfänger versendet.